Info
 

REDUCCIÓN DE LOS TIEMPOS OPERATIVOS DE GESTIÓN

Esta Experiencia depende de Comandante Luis Piedrabuena, provincia de Santa Cruz

Calle: Av Ibañez 338
Localidad: Comandante Luis Piedrabuena
Código Postal: 9303
Teléfono: 02962-497518
E-mail: munipb@piedrabuena.servisur.com.ar
Sitio Web: http://www.piedrabuena.gov.ar/
Cantidad de Habitantes: 4176
Organismo del municipio que implementó la experiencia.
El programa se inició en la Secretaría de Hacienda

Caracterización del Municipio en que tuvo lugar la Experiencia
Esta localidad, cuyo ejido municipal alcanza una superficie de ocho mil hectáreas (8.000 Ha) y una planta urbana de doscientos cincuenta hectáreas; fue declarada municipalidad el 01/05/58,  presenta una población actual de cuatro mil ciento setenta y seis habitantes (4.176 *) , un padrón catastral de un mil trescientos noventa y nueve viviendas (1.399). Ejecuta un presupuesto anual estimado en pesos seis millones diecinueve mil ($6.019.000), cuenta con una planta de personal de doscientos dieciséis agentes, sosteniendo al mismo tiempo a doscientos treinta personas en planes municipales con partidas presupuestarias propias. Sus principales fuentes de recursos lo constituyen las coparticipaciones nacionales, provinciales y las regalías de petróleo y gas, en menos medida participan los recursos locales en materia de impuestos y recursos turísticos, siendo este último un ingreso reciente, que es promovido por políticas locales y provinciales con el objetivo de generar fuentes más permanentes, que no tan solo generen fuentes al municipio, si no que conjuntamente, promuevan acciones de desarrollo turístico en la localidad.

Objetivos Propuestos y metas del Proyecto

Objetivos propuestos:


1)  Objetivo principal: reducción en los tiempos operativos de gestión de los departamentos que conforman las áreas de manejo de información financiera y de atención a los administrados, procurando generar respuestas inmediatas, precisas y oportunas, a través del uso y manejo de un complejo sistema informático en red que permite la ínter actuación de diversos departamentos que captan y devuelven información de relevancia.

2) Capacitación: formación del recurso humano en procesos y procedimientos administrativos concretos, proporcionando el conocimiento adecuado y con una visión integradora de la materia administrada, resaltando su importancia y el rol de pertinencia a la organización y su aporte personal en cuanto a inquietudes y sugerencias.

3) Metas o políticas del municipio:

  • Monitoreo permanente de los procesos administrativos y determinación de las necesidades de automatización a fin de lograr el mejor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales de que se disponga, en la constante búsqueda de obtener la ejecución de una tarea determinada, en el menor estándar de tiempo estimado.
  • Ampliar en forma permanente los sistemas empleados alcanzando nuevos usuarios dentro de la institución.
  • Fijación de políticas activas en materia de capacitación de personal, dirigidas básicamente en dos direcciones importantes

a) Departamento de Informática: cursos de perfeccionamiento permanente en áreas de competencia.

b) Capacitación del personal: en la operatividad del sistema y gestión administrativa.

  • Estudio y seguimiento permanente de cuentas relacionadas con los recursos, promoviendo con el conocimiento particular y general, políticas que involucran a los contribuyentes en su relación con las obligaciones fiscales, a fin de producir resultados previamente analizados, que satisfagan los derechos de ambas partes.
  • Poner al alcance del contribuyente elementos de consulta que permitan indagar en bases de datos, por medio del uso de claves propias, sus montos adeudados en materia de impuestos, sin necesidad de acudir a la atención en de los departamentos específicos.


Marco normativo de la Experiencia

Los sistemas implementados cumplen con los procedimientos y formalidades exigidas por la siguientes normas, conforme al tipo de proceso y/o sector o departamento que lleva a cabo la tarea, sus autorizaciones superiores y la conformación de los requerimientos administrativos implementados, para dar cumplimiento al ordenamiento legal; el sustento legislativo está conformado por las siguientes normas:

 

  • Acordada Nº 54 Tribunal de Cuentas de la Pcia. de Santa Cruz.
  • Ley Nº 760: Ley de Contrataciones de la Pcia. de Santa Cruz.
  • Ley Nº  1782  : Ley Jubilaciones de la Pcia. de Santa Cruz.
  • Ley Nº 55: Ley Orgánica de las Municipalidades
  • Ley 591: Estatuto para el Personal Civil de la Administración Pública de la Pcia. de Santa Cruz
  • Decreto Nº 263/82 Reglamentario de la Ley 760.
  • Estatuto del Empleado Municipal de Cmte. Luis Piedra Buena
  • Ordenanzas Impositivas de la Municipalidad de Cmte. Luis Piedra Buena.
  • Ordenanzas de aprobación presupuestarias y autorizaciones de gastos de la Municipalidad de Cmte. Luis Piedra Buena.
  • Resolución 092-TC-95 Tribunal de Ctas. Pcia de Santa Cruz.
  • Resolución 266-TC-95 Tribunal de Ctas. Pcia de Santa Cruz.
  • Resolución 030-TC-66 Tribunal de Ctas. Pcia de Santa Cruz.
  • Resolución 256-TC-99 Tribunal de Ctas. Pcia de Santa Cruz.

 

 



Características generales de la iniciativa

Actividades:

  • Análisis del Recurso Humano: indagación del nivel de instrucción alcanzado por sus miembros, motivaciones, grado de interés, perspectivas, análisis de grupo, características psicológicas, detección de condiciones de líderes, etc., este estudio previo definió la estructura posterior y sus posibilidades de implementación.
  • Procesos Administrativos: se comenzó con el estudio de todos los procesos administrativos, y diagramación de sistematización, en procesos que así lo admitieran.
  • Se redefinieron los procesos administrativos, llevándolos a solamente los exigidos por la operatoria normal y en concordancia con la normativa legal.
  • Adquisición de Equipamiento y Capacitación de los Agentes: paulatinamente y conforme a las condiciones presupuestarias se produjo la incorporación de equipos, a la vez que se capacitaba en forma permanente al personal en programas básicos de aplicación (Word, Excel, etc), esta tarea era indispensable ya que al inicio de la gestión, la Secretaría de Hacienda disponía de una sola PC que era usada normalmente a nivel superior.
  • Solicitud de Asistencia a Otros Organismos Provinciales: contamos con la colaboración de la Sub Secretaría de Informática de la Provincia de Santa Cruz, en la primera etapa a fin de ser provistos de procesos inmediatos para no entorpecer el desarrollo normal de actividades y consistió en la provisión de software para la liquidación de haberes, situación que se mantuvo hasta el mes de agosto del 2.000. Posteriormente a través de la invalorable participación del Tribunal de Cuentas de la Provincia, se concretó el primer Software de liquidación de haberes, pasando este a propiedad de la municipalidad.

Conjuntamente con este organismo y el desempeño de personal municipal de la Secretaría de Hacienda se construyó el sistema contable que hoy poseemos; sistema que por cierto trabaja en red cubriendo todas las necesidades de la Secretaría de Hacienda y alcanzando otras dependencias municipales que tienen incidencia en materia financiera o de control.

  • Beneficiarios Directos e Indirectos: podemos decir que en la implementación de estas acciones tuvieron lugar la participación de todos los agentes involucrados de la gestión de esta Secretaría ya que el sistema fue íntegramente desarrollado por personal municipal, que afectados en distintas tareas ofrecieron sus propias opiniones sobre el particular ayudando en gran medida a desentrañar los procesos más sofisticados.

Por cierto es que los beneficiarios directos son y lo constituyen la masa de administrados, que bien siendo contribuyentes o proveedores hoy se ven favorecidos por la velocidad y exactitud que representa realizar un trámite con este organismo municipal.

Los beneficiarios indirectos lo constituyen los agentes municipales que en el presente se ven liberados de una serie de tareas administrativas de carácter repetitivo, habiendo sido optimizadas sus funciones en ocupaciones que enriquecen aún mas la gestión.

A tal efecto y a manera de ejemplo se puede citar que el tiempo que debe esperar un proveedor para recibir un pago por parte de la administración, considerando toda la documentación que debe acompañar el mismo, es en promedio de cinco minutos; esto muestra de manera relevante, el grado de optimización de los recursos, tanto humanos como materiales que se ha logrado, más si se considera la multiplicidad de servicios que un municipio desarrolla y que cada uno de ellos depende en mayor o menor medida de las acciones de la Secretaría de Hacienda u otras dependencias involucradas en la tareas que confluyen a esta.

Etapas de implementación y grado de avance

Las etapas de implementación pueden sintetizarse en las siguientes:

  • Estudio y análisis de los procesos administrativos, procurando en toda su extensión la minimización en tiempos operativos de gestión.
  • Modalización de datos y procesos.
  • Utilización de lenguajes de programación y búsqueda de bases de datos apropiadas y disponibles en materia de costos.
  • Capacitación permanente del personal en áreas de su competencia y utilización de sistemas.
  • Prueba de sistemas y monitoreo continuo de sus resultados.
  • Mejoras en su funcionalidad e incorporación definitiva de las mismas

Los sistemas implementados se encuentran desarrollados en lo referente a la Secretaría de Hacienda en un ochenta  y siete por ciento de sus funciones administrativas, los mismos son:

  • Sueldos
  • Rentas Municipal
  • Contaduría
  • Contrataciones
  • Tesorería
  • Patrimonio

Faltan incorporar al sistema de contrataciones la conectividad con otros edificios municipales a fin de plasmar su verdadera operatividad.

En lo referente a otras dependencias municipales, se encuentra en proceso de diseño y aplicación los sistemas de:

  • Administración de Recursos Humanos.
  • Comercio, tránsito e inspección.
  • Control en la gestión del parque automotor.
 


Recursos humanos involucrados

 


Financiamiento

Todas la etapas del proyecto se financiaron con recursos propios. El software fue desarrollado íntegramente por personal dependient

Evaluación del impacto de la Experiencia

Podemos sintetizar considerándolos en sus factores:

- Internos:

                a) Mejoramiento de la gestión Municipal:

Es particularmente significativo este hecho ya que contribuyó de manera permanente en diversos aspectos a una administración ordenada, basada en el equilibrio que significa conocer en tiempo y forma toda la información pertinente para la toma de decisiones y fijación de políticas acordes con los resultados observados.

                b) Profesionalización del personal:

La participación del personal afectado en sus distintas instancias en el proceso administrativo, con el uso de nuevas tecnologías, propició un campo fértil para la capacitación y perfeccionamiento, que unidos a la colaboración constante basada en el entusiasmo sirvió de retroalimentación, para diagramar políticas replicables en otros departamentos o sectores municipales y así extenderse en todo su ámbito.

                c) Economía de recursos:

El mero hecho de controlar la salida de información hacia servidores de impresión  y sumados a la oportunidad en la emisión de los mismos, conlleva a un mejor tratamiento de los costos involucrados en la gestión.

                d) Agilidad en los procesos de generación y obtención de datos:

La incorporación de esta tecnología permitió la aceleración de los procesos de gestión, tanto en la conformación de tramitaciones, como en la consulta de datos activados. Todo esto sumados a una automatización racional y correcta de los procesos administrativos conformó una perfomance optima.

                f) Un adecuado control interno:

Una de las funciones más sobresalientes en materia de agilización y conformación de tareas, lo constituyen las áreas de control interno que monitorean en forma general y selectiva todos los procesos financieros, dando transparencia permanente a su funcionalidad.

 

- Externos:

                a) Mejoramiento de la imagen institucional:

Las relaciones del municipio con los terceros administrados y proveedores mejoró notablemente con la incorporación de este proyecto.

A manera de ejemplos se pueden citar: la consulta de un contribuyente por sus obligaciones fiscales y pagos realizados en el presente u otros ejercicios financieros por  propios medios sin necesidad de ser atendido por personal afectado a tal fin.
La demora en tiempo para efectuar el pago a un proveedor, atendiendo a toda la documentación que el mismo debe contener, está estandarizada en un promedio de cinco minutos.

                b) Mayor transparencia en gestión pública:

La generación de documentación del manejo de fondos públicos, en concordancia a todo el ordenamiento legal que ello implica, como las actividades de control externo por los organismos institucionales responsables de tales actos, se ve favorecida por los medios de disponibilidad inmediata de información y el acceso oportuno a los mismos.

No es de menos destacar que estas instancias administrativas, en lo referente al control permiten la retroalimentación general del sistema, en salvaguarda de los intereses generales y conllevan a un fortalecimiento de su funcionalidad .

                c) Incorporación de Jóvenes:

La incorporación de jóvenes en las distintas instancias administrativas mostró de manera relevante su adaptabilidad plena a las nuevas oportunidades laborales, generando un estusiamo particular en el aprendizaje y capacitación.

Su repuesta más elocuente la encontramos a diario en el público administrado, que se vio favorecido por la más entusiasta atención brindada.

                e) Amplitud en el uso de instrumentos de crédito:

La aplicabilidad de la nueva metodología, permitió la incorporación paulatina de nuevos mecanismos de cobro a través del uso de instrumentos de crédito, que garantizan y dan certidumbre a las políticas de financiación implementadas, dando oportunidades a contribuyentes de regularizar sus obligaciones fiscales.



Mecanismos de seguimiento y evaluación implementados

Los mecanismos previstos podemos clasificarlos en dos fuentes de indagación:

a) Interna y referida a procesos intrínsecos de corte administrativos y/o de sistemas: señalamos a continuación sus funciones particulares:

  • Comportamiento de la gestión administrativa, análisis de los sistemas y procedimientos implementados.
  • Análisis y testeo permanente de procesos automatizados.
  • Análisis selectivo de procesos informáticos y detección posible de los no concordantes con los fines propuestos.
  • Indagaciones al usuario de observaciones e inquietudes en pos de determinar actitudes negativas en su interrelación con el sistema o medio, procurando mantener una constante motivación en la organización.

b) Externa, tenemos implementados mecanismos de seguimiento como los que siguen:

  • Análisis restropectivo obtenido a través de la indagación posterior en temas referidos como por ejemplo: la atención dispensada por el personal a un contribuyente que realizó un pago o consulta determinada; tiempo de espera por parte de un proveedor en una tramitación.
  • Tiempo de respuesta empleado a organismos de control externo sobre información de pertinencia.


¿Qué aprendizaje institucional significó el desarrollo de la experiencia?. ¿Este aprendizaje, ha dado lugar a iniciativas específicas?

Para esta municipalidad significó un adelanto sin precedentes tanto en materia de desarrollo tecnológico como en materia de mejora institucional.

El desarrollo tecnológico obtenido en materia administrativo-financiera, permitió la consecución de procesos de gestión, aún más complejos, en relación a las políticas activas de crecimiento de la localidad.

La ejecución continuada de obras y servicios brindados por las municipalidades, son cada vez más extensos y dependen en gran medida, de la acción de sectores cuya ejecución de tareas deben ser cada vez más expeditivo y exactos en sus respuestas. El crecimiento real y sostenido, lleva implícito una correcta administración y racional uso de los recursos, brindando al mismo tiempo una trasparencia de sus acciones en materia de control financiero.

Enlaces
Municipios | BEL |  Biblioteca Digital |  Mundo Urbano | Capacitación | Investigación |  AsistenciaTécnica | Publicaciones | Microrregiones
Universidad Nacional de Quilmes - Roque Sáenz Peña 352 - Tel: 4365-7100 Fax: 4365-7101 Int. 206