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REDISEÑO Y MODERNIZACION SISTEMA ADIMINITRATIVO COMUNA DE OLIVEROS

Esta Experiencia depende de Oliveros, provincia de Santa Fe

Calle: Municipalidad
Localidad: Oliveros
Código Postal: 2206
Teléfono: 03476-498165
E-mail: comunaoliveros@cosolnet.com.ar
Cantidad de Habitantes: 4773
Organismo del municipio que implementó la experiencia.
COMUNA DE OLIVEROS – Administración Sede Central

Caracterización del Municipio en que tuvo lugar la Experiencia

Tipo de Municipio: 3º Categoría

Población: 4750 habitantes (según censo año 2001). Se compone por 2351 varones representando el (49%de la población total)  y 2399 mujeres (51 % de la población total). En la actualidad según estimación de Autoridades Comunales la población alcanzaría los 6000 habitantes.El Distrito de Oliveros tiene 16.800 hectáreas aproximadamente.

Presupuesto (s/Información Ejecución Presupuestaria Año 2004)

Total Ingresos Corrientes  + Disponibilidades

Total Gastos Corrientes

$ 1.442.809,46

$ 1.435.476,08

Presupuesto Proyectado – Año 2005

Total Ingresos Corrientes $ 1.513.000

Total Gastos Corrientes   $ 1.513.000

Déficit $ 0.00

Indicadores Económicos

Deuda Publica / Total Ingresos Corrientes = 13.19 %
Gastos Total Corrientes / Recursos Total Corrientes = 102.56 %

Gastos Bienes de Capital (Inversión Real) /Total Gastos Corrientes =7.79 %

Gastos en Personal / Total Gastos Corrientes = 44.70 %

Gastos en Accion Social, Subsidios , Actividades Culturales / Total Gastos Corrientes = 15.02 %

Gastos por Actividad  Operativa / Total Gastos Corrientes = 32.49 %

Indicadores Sociales

Densidad de Población por Km2 = 38 Habitantes  (Datos Según Censo Nacional 2001)

Cantidad de Familias con Necesidades Basicas Insastifechas (N.B.I) = 262 Familias. Representan un 18 % de la . poblacion actual . Y un 4.60% de estas familias no tienen servicio de agua potable por Red de Cañerías., sino por extracción de Grifo Publico. (Según Información suministrada por Secretaria de Accion Social – Comuna de Oliveros).

Cantidad de Chicos en Escuela Primaria = 300 Aprox.

Cantidad de Chicos en Escuela Secundaria (Polimodal)= 200 Aprox.

Cantidad de Empleados Municipales

35 Empleados Municipales. Los que hace un promedio un  empleado a cada 170 habitantes aproximadamente.

 



Objetivos Propuestos y metas del Proyecto

Objetivos propuestos

  1. Calidad en Atención al Contribuyente del Distrito de Comuna de Oliveros y Público

en General.

  1. Eficiencia y Eficacia de Personal de Áreas Administrátivas Informaticas y Opera-

tivas en la prestación del servicios públicos brindados por la institución.

  1. Orden Interno y Preservación del Patrimonio Comunal,  Disminución de Riesgo

Accidentes Ocasionados por Operarios de Maquinarias, debido a la mala ubica-

ión de la Secretaria de Accion Social

 

Objetivos secundarios

  • Lograr Transparencia en la obtención y aplicación de recursos públicos
  • Mejorar la imagen instituciónal
  • Recuperar el Crédito Público
  • Mejorar Recaudación y Ajustar remuneraciones del Personal por mejores resultados, todo de acuerdo al Estatutos de Empleados Municipios y Comunas de la Provincia de Santa Fe
  • Mejorar el ambiente de trabajo escuchando las propuestas del Personal.

 

Metas del Proyecto
 

  • Modernizar Funciones Administrativas, a través informatización y automatización de tareas.
  • Mejorar la calidad educativa del personal de la comuna a través de diferentes capacitaciones.

  • Distribuir de forma más eficiente las funciones, de acuerdo a su jerarquía, obteniendo de esta forma un equilibrio de responsabilidades entre los distintos funcionarios comunales y permitiendo así una mejor relación entre el personal comunal y los contribuyentes, y con el público en general.
  • Implementar Normativas descriptivas de procedimientos en los trabajos administrativos


Marco normativo de la Experiencia

Ordenanzas, Decretos, y Resoluciones Administrativas

Resolución Nº 107/2004, de fecha 05/5/2004  trata designación de la Arquitecta Maria Alejandra Pedante, DNI 14.500.498, Mat.10040 C.A.P.S.F quien tendrá a su cargo la organización y control de las obras publicas.

Resolución Nº 109/2004, de fecha 16/7/2004  trata el  ordenamiento de la nueva disposición física de oficinas y archivos, y se  faculta al Sr. Secretario Administrativo Rubén Polidoro a coordinar y tomar las medidas necesarias el logro del nuevo ordenamiento y ubicación de oficinas. 

Resolución Nº 111/2004, de  fecha 10/8/2004 trata implementación de un registro de formularios  ordenes de trabajo interno por triplicado (original para usuario, duplicado para la administración central y triplicado para Responsable del Agrupamiento Mantenimiento) con miras de asentar los trabajos internos y controlar el movimiento maquinarias y equipos  por prestaciones particulares de servicios  con maquinarias y equipos  que solicitan los vecinos de la comunidad, a efectos de mayor control y transparencia en  la realizacion de los mismos.

Resolución 116/2004 de fecha    20/10/2004 cambio de funciones del personal, rotación de puestos de trabajo, organización de nuevo archivo general de la comuna de oliveros.

Resolución 132/2005 de fecha 18/5/2005 Designación de 5  nuevos empleados comunales de acuerdo dispuesto por ordenanza 829/2005.  

Resolución 136/2005 de fecha 20/7/2005, tiene por finalidad modificar los términos de presentación de las liquidaciones de sueldos y jornales, modificándose la presentación de planillas de asistencia y computo horas maquinas los dia 27 de cada mes.

Resolución 137/05 de fecha 21/7/2005, se resuelve otorgar aumento de sueldos por medio de una asignación no remunerativa, con vigencia mientras se resuelva a nivel provincial nueva escala salarial en el estatuto de empleados municipales y comunas de Santa Fe.

Ordenanza 812/2003, de fecha 30/12/2003, fija  el presupuesto de recursos y gastos para el Ejercicio –Económico y Financieros para el año 2004.

Ordenanza  824/2004 de fecha 30/11/2004, trata la ampliación del presupuesto año 2004, debido el al seguimiento de la evolución de la recaudación y la necesidad de habilitar partidas a efectos aumentas el gastos en la conservación y realizacion de obras publicas.

Ordenanza 827/2005 de fecha 14/12/2005   fija  el presupuesto de recursos y gastos para el Ejercicio –Económico y Financieros para el año 2005.

Ordenanza 829/2005 de fecha 10/5/2005 trata la necesidad de incorporar nuevo personal, dado la necesidad se mejorar los servicios publicos prestados y la insuficiencia de personal en el sector de la agrupación mantenimiento.

Contratos de Servicios celebrados y Notas Externas enviadas por Autoridad Comunal

5/2/2004 Celebración Contrato Locación de Servicios Contador Publico Nestor Enrique Maggi,

Mat. 01/13625 –C.P.C.E. de Santa Fe-. por Asesoramiento Externo respectos aspectos Administrativos-Contables, Laborales y Financieros de la Comuna de Oliveros. En fecha 21/4/2004 se Aprueba dicho contrato de Locación de Servicios celebrado por Pte. Comunal Dr. Oscar E. Moyano, según Acta 39, labrada en folio 212 y 213, Libro de Actas Reuniones Comision Comunal.

22/3/04 Nota dirigida a Sra. CPN Rosa Juárez, Dirección de Control y Auditoria, dependiente de la Subsecretaria de Municipios y Comunas de la provincia de Santa Fe, a  efectos de posibilitar la implementación y desarrollo del Sistema de Gestion Administrativa y Contable BUSILIS.

27/3/2004 Solicitud Formal Subsidio $ 5000 a las subsecretaria de Comunas de la Pcia. de Santa Fe para financiar adquisición y renovación de muebles, sillas y equipos de informática. Se genera Expte. Nº 00103-0027550-5. A la fecha de presentación del mismo, sin respuesta del Poder Ejecutivo Provincial para posibilitar el logro de esta acción.

19/4/2004 Nota dirigida al Sr Subsecretario de Comunas De la Pcia de Santa Fe Lic. Roberto Melis

a fin de Exponer los objetivos buscados con la Reforma Proyectada, posibilidad de obtener medios de financiamiento de la Provincia.



Características generales de la iniciativa

Actividades Originales y Definitivas

Contratación Servicio Externo para Analisis del Sistema Administrativo y propuesta de soluciones posibles, a través de una diagramación de un plan de accion flexible, consensuado de manera lograr los cambios en forma gradual sin interrumpir la actividad desarrollada por la prestación del servicio publico.

  1. Estudio Preliminar y Observación Funcional  de Puestos de Trabajos vs. Organigrama Formal por parte Staff Profesional de Apoyo. Definición de plan de accion en el plano estratégico y táctico en la forma de llevar a cabo la implementación de soluciones posibles.
  2. Diseño de la estructura edilicia necesaria para el logro de la reforma  administrativa. Presentación al equipo técnico constructor (arquitecto y albañiles) del nuevo diseño funcional a la reforma planteada para que se determine factibilidad técnica, tiempo de ejecución, costos estimados.

3-Re-acondicionamiento del sistema administrativo-informativo actual.
 

4-Ruptura Total y Creación de un esquema acorde las normas reconocidas a nivel internacional y nacional (normas ISO, técnicas de Calidad Total, normas ACME, normas contables vigentes)

(Esta Situación de Corte esta en definición, se han iniciado algunas acciones, al momento suspendidas- Seria parte de 2º Etapa de la Reforma Planteada)

Población Beneficiaria Original:

Personal de la comuna  85 personas.(planta permanentes, de gabinete y contratados)

 

Población Beneficiaria Definitiva

Contribuyentes y Publico en general 1800 personas aproximadamente (30% de la población total).

Según estimación de personas que circulan mensualmente por la institución, parar la solicitud de servicios o pagos de tasas de servicios, presentación proyecto, audiencia publica con el Ejecutivo Comunal. (30% de la población total).
 

Tipo de Articulación.

Negociación  y mediación con los principales actores por parte de Autoridades Comunales y Straff Profesional de Apoyo para vencer la reticencia al cambio de infraestructura y nueva cultura trabajo
 

Nivel de Participación

Ciudadana Ninguna. Las definiciones fueron delineadas al Staff Profesional de Apoyo por, Representantes Políticos y de Gobierno de la Comunidad de Oliveros, interpretes naturales de la necesidad de la comunidad. Los empleados afectados participaron en la medida se daban los cambios de manera conciliar el optimo deseado.

 



Etapas de implementación y grado de avance

Febrero 2004 analisis previo, observación y re-elevamiento de situaciones extremas, definición  del problema estructural y coyuntural. Contracción de Staff de Apoyo al Organo Político de Decisión.

1º Etapa - Rediseño y Modernizacion Sistema Administrativo Comuna de Oliveros-Grado de Avance: 7 %.

Marzo 2004 Definición de Acciones Estratégicas y Tácticas para el logro del Cambio ante problema planteado, esto de acuerdo a los objetivos principales y secundarios del proyecto definidos precedentemente en este informe. Búsqueda de medios de Financiamiento. Presentación de reformas al personal. Escucha de opiniones y rediseño de manera lograr los objetivos trazados.

1º Etapa - Rediseño y Modernizacion Sistema Administrativo Comuna de Oliveros-Grado de Avance: 15 %.

ABRIL a JUNIO 2004 Reforma edilicia, mudanza interna de mobiliarios, reubicación de puestos de trabajos, cambios de personal en las funciones. Desarrollo de actividades de capacitación en aspectos generales temas administrativos-contables, y de  uso de computadores y software informático.

1º Etapa - Rediseño y Modernizacion Sistema Administrativo Comuna de Oliveros-Grado de Avance: 65 %.

JULIO 2004 Cambio Responsables Técnico informáticos  (Programadores)

1º Etapa - Rediseño y Modernizacion Sistema Administrativo Comuna de Oliveros-Grado de Avance: 75 %.

AGOSTO-SEPTIEMBRE 2004 Delineación primeros cambios en sistema informático.

1º Etapa - Rediseño y Modernizacion Sistema Administrativo Comuna de Oliveros-Grado de Avance: 78 %.

OCTUBRE – DICIEMBRE 2004 Analisis y diseño de cambios no fundamentales en sistema informático. Cambio de parte del hardware. Definición de claves de usuarios para delimitar y restringir ingreso a sectores no permitidos. Dividir Responsabilidades en el uso y adiminitracion de los equipos informáticos. Evitar superposición de funciones.

1º Etapa - Rediseño y Modernizacion Sistema Administrativo Comuna de Oliveros-Grado de Avance: 90 %.

ENERO – MARZO 2005 Implementación de cambios no fundamentales en sistema informático. Análisis de nuevos requisitos para cambios de importancia mayor. Migración de parte del sistema a un lenguaje orientado a bases de datos relaciónales.

1º Etapa - Rediseño y Modernizacion Sistema Administrativo Comuna de Oliveros-Grado de Avance: 95 %.

ABRIL - MAYO 2005 Implementación de cambios de mayor importancia técnica. Planificación de nuevos requerimientos para creación de nuevos sistemas informáticos-administrativos. Inicio de etapas de migración de sistemas realizados en lenguajes obsoletos a lenguajes de nueva generación, normalización de estructuras de datos de los mismos. Documentación de las etapas realizadas hasta la fecha.

1º Etapa - Rediseño y Modernizacion Sistema Administrativo Comuna de Oliveros-Grado de Avance: 100%.

 



Financiamiento




Evaluación del impacto de la Experiencia

La experiencia resulto altamente positiva. A la fecha las relaciones entre los empleados y la ciudadanía en general y autoridades electivas mejoro en un 100%.

Se logró una mayor apertura en la relaciones entre empleados lográndose en forma silenciosa, en cada sector se forme la necesidad de trabajar en equipo.

Dejándose de lado la mezquindades que surgen cuando  se plante una  división del trabajo en extremo formal, que implique se piense que cada persona se cierre en la función que le fuera asignada.

Sin permitir la participación y el desarrollo de principio como Fraternidad, Solidaridad entre trabajadores.

Con la reforma implantada, los grupos de trabajo que comparten un espacio fisico en común, surge una conciencia de preservar un buen ambiente de trabajo, mayor grado de colaboración,  desarrollando la idea que todos sepan todas las funciones necesarias para poder atender al contribuyente en un y ciudadanía en General, en un momento determinado.

Lográndose asi, cumplir los trabajos con eficiencia y eficacia, mejorando el trato al ciudadano por parte de los empleados municipales.

Se puede pensar entonces que los objetivos primarios y secundarios que fueron planteados se alcanzaron a 13 meses de iniciar la 1º-Etapa de Rediseño y Modernizacion Sistema Administrativo Comuna de Oliveros por mes de abril del 2004, esto es:

Objetivos Primarios:

  • Calidad en Atención al Contribuyente del Distrito de Comuna de Oliveros y Publico
  • en General.
  • Eficiencia y Eficacia de Personal de Áreas Administrativas Informaticas y Operativas en la prestación del servicios publicos brindados por la institución.
  • Orden Interno y Preservación del Patrimonio Comunal,  Disminución Riesgo

Accidentes Ocasionados por Operarios de Maquinarias, debido a la mala ubica-

ión de la Secretaria de Accion Social

Objetivos secundarios:

  • Lograr Transparencia en la obtención y aplicación de recursos publicos
  • Mejorar la imagen institución
  • Recuperar el Crédito Publico
  • Mejorar Recaudación y Ajustar remuneraciones del Personal por mejores resultados, todo de acuerdo al Estatutos de Empleados Municipios y Comunas de la Provincia de Santa Fe
  • Mejorar el ambiente de trabajo escuchando las propuestas del Personal.

 



Mecanismos de seguimiento y evaluación implementados

Los mecanismos de seguimiento y evaluación implementados son los siguientes:

 

  • En relación a las modificación en el sistema informático, se realiza un back up del sistema cada 15 días. Se realiza una limpia de errores que pudo llegar a acumular los programas utilizados; impidiéndose la caía del sistema.

Antes de esta reforma no  existía tal seguimiento, lo que hacia que el sistema no     funcionaba  muchas veces, interrumpiéndose con alta frecuencia su funcionamiento.

 

  • Verificar las salidas del sistema en todo lo que hacer a emisión de tasas por servicios publicos, informes, etc. De manera disminuir errores en la liquidación de las mismas y evitar demoras a contribuyentes por problema de esta naturaleza. Esto validando los parámetros generales para la liquidación previo a un emisión.
  • Cambios de clave de usuarios periódicamente, de manera mantener un política de responsabilidad sobre el uso de computadoras y tambien proteger la información contenida en las mismas.
  • En lo que hace a la atención del contribuyente, a través de entrevistas con empleados en puestos de trabajo que recepciónas el primer reclamo. Verbigracia mesa de entrada, en estos puntos de atención los ciudadanos no guardan palabras para hacer sus reclamos, lo que implica un buen punto de medición respecto determinar los niveles de demanda  sobre el  cumplimiento en la prestación de un  servicio publico o una atención rápida en la realizacion de tramites administrativos.
  • Tambien se evalúa la evolución de la recaudación de tasas de servicios publicos a nivel local, como forma de medir el nivel de adhesión de la población, a la gestiones realizadas por la institución en el cumplimiento de la prestación del servicio publicos. 

 



¿Qué aprendizaje institucional significó el desarrollo de la experiencia?. ¿Este aprendizaje, ha dado lugar a iniciativas específicas?

El desarrollo de esta experiencia significo un cambio en la determinación del punto de corte para lograr la solución de los problemas, esto gracias al nuevo orden interno realizado en la institución.

En materia de gestion significo actuar de manera preventiva,  y  evitar de actuar en la urgencia ante la demanda de contribuyentes por sus necesidades especificas. Ya que la experiencia indica que la resolución de los problemas es mas costosa.

En lo que hace a la organización de las actividades operativas para prestar los servicios públicos significo realizar los primeros pasos en la hace al PLANEAMIENTO.

A nivel de estrategia, los órganos  decisión tienen un mayor espacio de tiempo para planificar el desarrollo de las actividades, trabajar sobre una agenda de actividades vinculadas a lo institucional, actividad de desarrollo de políticas sociales y culturales.

 

Este aprendizaje, ha dado lugar a iniciativas específicas?

Este aprendizaje, ha dado lugar a iniciativas de Planificar la gestion de los servicios publicos, destinar el gasto publico al desarrollo de infraestructura local.
 

  • Asi de las  iniciativas especificas surge la necesidad de iniciar el estudio y gestionar fuentes de financiamiento respecto al trazado del cordón cuneta en todo el casco que de linda la zona urbana del pueblo. Este estudio, fue realizado por la Dirección de Pavimentos Urbanos dependiente de la Subsecretaria de Municipios y Comunas de la Pcia. de Santa Fe. Tambien diseñar un plan de construcción de veredas, esto por medio de gestion de financiamiento propia de la comuna.

El inciar estas actividades en el mediano plazo permitirá determinar el orden y desarrollo del pueblo en aspectos urbanísticos. Reducir superficie de tierra, evitar el desarrollo de zonas de asentamientos irregulares. Determinar en la delineación de las manzanas (o cuadras) que es lo publico y los privado.
 

  • Tambien se inicio trabajos para construir un centro asistencial  comunitario para acercar los servicios de la comuna de oliveros a los contribuyentes lográndose asi una descentralización administrativas y operativas de aquellas actividades vinculadas la solución problemas vinculado a demandas de carácter social.Este Centro Asistencial de la Comuna de Oliveros tendrá un Destacamento Policial, un consultorio medico y una sala de primeros auxilios,  un sector dedicado al turismo, una oficina de defensa civil, donde se ubique una radio para avisar sobre cualquier siniestro ocurrido en la localidad, con una sala de reuniones y capacitación.
El terreno a intervenir se ubica, sobre calle Buenos Aires ( ruta nacional Nº 11 y  Mitre ), éste es un lugar de gran transito; sobre todo camiones y colectivos; lo que le da una relevancia aun mayor al proyecto. Es un lugar estratégico de la localidad, ya que se encuentra cercano a los lugares mas importantes de la misma.

 

 

 



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