SISTEMA INTEGRAL DE GESTION MEDICO - ADMINISTRATIVA

El partido de Campana esta situado a 75 Km de la Capital Federal, en la Provincia de Buenos Aires, sobre la margen derecha del río Paraná Guazú. La ciudad de Campana, cabecera del partido, se asienta sobre la margen derecha del río Paraná de las Palmas.
La ruta Panamericana la une con las ciudades de Buenos Aires, Rosario, Córdoba y con el norte del país. La ruta provincial nº 6 y las rutas nacionales nº 7 y 8 la conectan con el centro del país; la ruta provincial nº 12 la comunica con la ciudad de Zárate y desde allí al complejo Zárate - Brazo Largo que la conecta con el norte y la mesopotamia.  

Campana tiene una superficie de 954.54 km2 de los cuales 377.00 km2 son tierra firme y 577,54 km2 pertenecen al Sector Islas, limita al Norte con el Río Paraná Guazú, que la separa de la Provincia de Entre Ríos. Al sur limita con el Partido de Exaltación de La Cruz, al este partidos de Pilar y Escobar y al oeste con el partido de Zárate.

Planta urbana: cuenta con el máximo de equipamiento, establecimientos educacionales primarios, secundarios y universitarios; un hospital general con 24 centros periféricos asistenciales estratégicamente ubicados y numerosos centros de recreación.

infraestructura: agua corriente, cloacas, gas, teléfonos, energía eléctrica, pavimentos, seguridad pública y privada, y una buena disponibilidad de viviendas. Este núcleo urbano se ha desarrollado intensamente debido al fuerte crecimiento industrial.

Población: 83.698 habitantes (Censo Nacional de 2001).  

Industria : La ciudad de Campana, junto a la de Zárate, conforman una zona de características netamente industriales, que en el caso de nuestra ciudad tiene sus radicaciones más importantes en el triángulo formado por la línea férrea y el Paraná de las Palmas, inmediato a las instalaciones portuarias y el casco urbano.

• El grueso de la producción está generado por establecimientos no vinculados al sector agropecuario.
• El personal ocupado por establecimiento en Campana es de 60 personas en promedio, en tanto que para el conjunto del país es del 12,5%.
• El valor bruto de producción generado por el establecimiento es 12 veces mayor que las del total del país.
• Estos establecimientos tienen, en su mayoría, una importante proporción del capital inmovilizado, y usan tecnologías que en algunos casos tienen un elevado grado de sofisticación.
• El conjunto manufacturero de Campana tiene un alto nivel de productividad por hombre ocupado: duplican los del total del país.

Municipalidad: La Municipalidad de Campana esta dentro de la categoría B, cuenta con un presupuesto de $39.399.275, la cantidad de empleados asciende a 1150.

Los objetivos principales del proyecto, tanto para la Secretaria de Salud como para el Municipio fueron los siguientes:
 

• Mejora continua: Realización de mejoras sustanciales de los procesos utilizados en el Hospital Municipal San José, orientadas a lograr mayor calidad de servicio y atención a los pacientes. Estas modificaciones mejoran significativamente la producción de cada sector de la Secretaria de Salud pero culminan en claros beneficios para los pacientes que concurren al Hospital dado que son en definitiva quienes recibirán los beneficios de las mejoras y agilizaciones implementadas.
  
  
• Mejoras en la toma de decisiones: La implementación de una herramienta de software que permite la obtención de información útil para tomar de decisiones, basadas en información fehaciente y obtenida prácticamente en tiempo real, evitando la duplicidad de registros, los errores y dificultades de cuantificar indicadores de salud y prevención fundamentales al momento de tomar decisiones de gestión, la disponibilidad de esta información en todo momento hacen de este uno de los objetivos principales del proyecto.
  
  
• Software libre: Evitar la instalación de aplicaciones fuera de las condiciones de licenciamiento que corresponde, esta actitud busca encontrar una salida, dentro de los marcos de la ley y los presupuestos estatales, para responder a las exigencias tecnológicas del municipio y el Software Libre aparece como el principal candidato para satisfacer estos reclamos.
  Esta situación llega a un punto de inflexión donde solo quedan dos alternativas posibles, pagar las licencias de software privativo de cada una de las maquinas de la Secretaria de Salud o migrarlas a Software Libre. Pagarlas resulta muy costoso y la migración por su parte también es complicado y tiene costos en capacitación, la diferencia esta en que al pago de patentes es solo una erogación de capital y los costos de capacitación quedan como inversión. No es esto cuestión de cambiar una marca por otra, sino de educación y políticas informáticas que avalen y resguarden dichos cambios para hacerlos sustentables.
  Si en el municipio hay 100 o 1000 computadoras que utilizan Software privativo, entonces las empresas propietarias de dicho software tendrían derecho a ir mañana por la ventanilla y exigir que se les pague por el mismo, entonces se comenzaría a buscar a los funcionarios responsables de esta irregular situación.
  Es cierto que esta situación se ve como extremadamente lejana en la realidad actual de nuestro país y hasta imposible a corto plazo ya que esta irregular situación se repite en todos los ámbitos, pero la realidad indica que el estado esta en falta y en ese escenario se corre el riesgo de recibir todo tipo de denuncias por irregularidades del sistema informatico, sin necesidad alguna teniendo en cuenta una posibilidad cierta de apostar a GNU/Linux como alternativa.
  Apostar o no al Software Libre termina siendo una decisión política, y no tomar una determinación sobre el tema, es también una definición política.
  

• Certificaciones de Calidad: La Secretaria de Salud siguiendo con la política aplicada en la Municipalidad de Campana respecto a la Calidad de servicio creo una oficina encargada de llevar a cabo todas las funciones inherentes a la obtención de certificaciones de Calidad (Se a certificado bajo la Norma ISO 9001 el servicio de Odontología y actualmente se están realizando las definiciones para la certificación de otros servicios entre ellos el de Enfermería).
  Las ventajas mas importantes provenientes de la obtención de este tipo de  certificaciones son, en primera instancia que los pacientes tienen la garantía de que el nivel de calidad programado por el centro de salud se cumple de forma constante y para el Hospital que al implantar un sistema de calidad reducirá los costos de una forma considerable optimizando todos sus procesos, no siendo  éste no es el único resultado positivo, ya que los ingresos también son susceptibles de mejora gracias a una mayor satisfacción de los pacientes y de los empleados (que se encuentran mucho más integrados en los objetivos de la Secretaria).
  
  
• Informatización de la Historia Clínica: Uno de los objetivos fundamentales de este proyecto es alcanzar un alto grado de informatización de la Historia Clínica de los pacientes que concurren al Hospital Municipal San José, el histórico método de archivo de antecedentes médicos en carpetas presenta muchas dificultades en su manejo y la imposibilidad de obtener información estadística y epidemiológica para hacer frente a las diferentes situaciones que puedan presentarse.
  
  
• Conectividad con los CAPS: Debido a la particular distribución geográfica y disposición de los barrios en el partido de Campana, la Secretaria de Salud cuenta con 24 Centros de Atención Primaria denominados CAPS que se encuentran  ubicados estratégicamente en puntos clave del Municipio, incluyendo uno en zona de Islas.
  Estos centros reciben el 60% de las consultas a las que da respuesta la Secretaria. Por lo tanto son de vital importancia la vinculación directa con el Hospital Municipal y la obtención de datos estadísticos de los mismos.
  Uno de los objetivos principales de la Secretaria de Salud mejorar la administración de turnos que son otorgados para interconsultas evitando que los pacientes deban realizar varios viajes al Hospital Municipal (para obtener los turnos y luego para recibir la atención medica pertinente), logrando de esta forma no solo la descentralización de las atenciones en el Hospital Municipal que en muchos casos ve desbordada sino que también se refleja en una mejora muy importante del servicio para los pacientes.

El proyecto se encuentra sustentado por el expediente nro. 4016-07211 de la Municipalidad de Campana en el cual se encuentran copias de los convenios realizados entre las entidades participantes asi como la Ordenanza Municipal que lo rige. (Se adjunta copia del expediente).

Características:

Etapa 1: Desarrollo e implementación de la aplicación: Durante la primer etapa del proyecto se cubrieron todas las áreas operativas del hospital, especialmente aquellas en las que la relación con los pacientes es mas fluida (turnos, laboratorio, farmacia, etc). Para esto se realizo el análisis de situación del hospital y de cada sector especifico obteniendo de esta forma los lineamientos para el diseño, desarrollo de una herramienta de software que permita agilizar y mejorar estos procesos. Esta etapa se ha finalizado en su totalidad.

Agenda y Turnos a pacientes ambulatorios: Gestión de las agendas de los profesionales, reserva de turnos, modificación y anulación de los mismos. El otorgamiento de los turnos puede realizarse en los servicios de admisión, consultorio médico (por el médico), o por teléfono.

Gestión de hospitalizaciones: Organizar y llevar a cabo todas las tareas concernientes a la internación, seguimiento y egreso del paciente a lo largo de su permanencia en el hospital (incluye las derivaciones entre centros de salud). Gestión,  censo de camas y ubicación del paciente. Solicitud de medicamentos, estudios y/o prácticas e interconsultas.

Farmacia: Desarrollo del módulo para su adaptación al circuito administrativo propuesto por el nuevo encargado de este sector.

Este modulo proporcionara mejoras en la administración del suministro de insumos hospitalarios, gestión de stock y botiquines de planta, para lograr un adecuado control de las existencias y procesamiento de pedidos a los diferentes servicios para los pacientes internados. Administración de la entrega de medicamentos a pacientes ambulatorios.

Prescripción y generación de pedidos en forma electrónica. Articulación con los diferentes planes de medicamentos provenientes del ministerio (PRODIABA, PROEPI, etc.).

Facturación: Diseño del módulo de facturación para reemplazar el existente, con la finalidad de darle mayor relevancia dentro del circuito administrativo, acotando las posibilidades de omitir la facturación de prestaciones por fallas en el mismo y agilizando la realización especifica de las tareas habituales del sector.

Este modulo provee las funciones necesarias para la realización de la facturación consolidando los datos ingresados en los diferentes puntos de atención para su procesamiento según la cobertura de los pacientes atendidos. (totalmente adaptado al proceso especifico que deben realizar los Hospitales Públicos de Gestión Descentralizada).

Laboratorio: Este modulo comprende la administración integral del servicio de laboratorio de análisis clínicos del hospital, garantizando la  interacción con los otros módulos del sistema como el RMI o la gestión de turnos.

Provee de información estadística y datos de utilidad para realizar tareas de prevención en cuanto a la compra de insumos de laboratorio, indicadores epidemiológicos, etc.

Registro Médico Electrónico: Contiene los encuentros y episodios del paciente, observaciones, antecedentes personales, familiares, precauciones terapéuticas y ordenes médicas. Esta herramienta se utiliza a lo largo de todo el proceso de atención (consultorio externo, enfermería, servicios de diversos departamentos, etc.) por los diferentes actores involucrados.

Garantiza la confidencialidad e inviolabilidad de la información, restringiendo el acceso a los datos del paciente y la disponibilidad de la información en todo momento.

Administración del Sistema: Este es el modulo de administración general del sistema (altas de usuarios, agendas de profesionales, altas de servicios, etc.) y funciona como integrador de todos los módulos que conforman el sistema según las diferentes especificaciones  y particularidades del hospital.

Etapa 2: Desarrollo e implementación de módulos específicos: En esta etapa se pretende proporcionar a los profesionales mayores funcionalidades en el Registro medico informatico RMI. Desarrollando interfaces especificas para cada especialidad. Estos nuevos módulos se encuentran en etapa de análisis y diseño.

Pediatría:  Se trabajará la Historia clínica del niño en dos aspectos diferenciados, los controles de salud y las consultas por enfermedad, dado que se diferencian el los datos que se obtendrán de unas o de otras en los controles de salud se tomaran datos de controles Antropométricos (peso, talla, perímetro cefálico, etc.), Pautas madurativas, Incorporación de Alimentos, Registro de vacunaciones, además se incorporaran graficas de los controles realizados y se colocaran alarmas que servirán de ayuda para la atención medica

Maternidad y Tocoginecología:   Este modulo permitirá llevar un estricto control de los embarazos y consultas ginecológicas que se atiendan en el hospital proporcionando indicadores de salud, gestión y prevención que hasta el momento no es posible obtener ya que seria imposible cuantificarlos dado que son registrados en papel en la Historia clínica convencional.

Quirófano: Herramienta para la gestión de los recursos intervinientes en cirugía. Resulta sumamente necesaria una eficaz gestión tanto de los horarios de uso como así también de los insumos y recursos humanos que el sistema permite, a través de herramientas de visualización gráfica. Además, este modulo provee la información necesaria para realizar tareas de prevención en el servicio.

Conformando de esta forma un equipo de desarrollo multidisciplinario que se encuentra integrado por miembros con múltiples destrezas y conocimientos, entre ellos, Ingenieros, médicos, analistas, programadores y estudiantes universitarios.

·         UTN Facultad Regional Delta – GESIN: La UTN proporciono para el desarrollo del proyecto los conocimientos y habilidades de los integrantes del Grupo de Estudios y Servicios informáticos (GESin), de los cuales trabajaron activamente aproximadamente 5 personas durante la duración de la etapa de desarrollo e implementación, entre ellos Ingenieros en Sistemas de información, y estudiantes de diferentes años de la carrera de Ingeniería en Sistemas desarrollando actividades de Análisis, desarrollo y programación de la aplicación, configuración e implementación de la de servidores y red de datos.

·         TenarisSiderca: A través del Plan Alentar que promueve la Compania en la Ciudad de Campana, se realizo el aporte económico que posibilito el trabajo del GESin para el desarrollo e implementación del sistema.

·         Secretaría de Salud: La secretaria de Salud coloco a disposición de los desarrolladores y analistas personal medico y técnico que colaboro constantemente en la definición de procesos y procedimientos que implicaría la implementación del sistema.

Durante  la etapa de desarrollo del proyecto y hasta su implementación en el Hospital San José trabajaron activamente y en forma cooperativa personal de la Secretaria de Salud y de la UTN – Fac. Reg. Delta (Gesin):

• 2 Programadores (Estudiantes de Ingeniería)
• 1 Administrador de redes y sistemas (Estudiante de Ingeniería)
• 2 Analistas (Estudiantes de Ingeniería)
• 2 médicos.
• 1 Ingeniero en sistemas de información

En la actualidad el equipo de desarrollo se encuentra compuesto por el personal del hospital San José con la colaboración permanente del personal de la UTN (Gesin):

• 1 Administrador de redes y sistemas (Estudiante de Ingeniería)
• 1 Programador (Estudiante de Ingeniería)
• 1 Analista (Estudiante de Ingeniería)
• 1 medico

El proyecto contó con dos fuentes fundamentales de financiamiento:

Evaluación del impacto de la Experiencia

El impacto mas importante de la implementación de este proyecto lo tiene la facilidad velocidad y agilidad con que los tomadores de decisiones logran obtener información de vital importancia que permite hacer frente a los problemas antes de que las proporciones de los mismos los conviertan en escollos difíciles de superar.

La experiencia impacto fuertemente en el funcionamiento del Hospital y la Secretaria automatizando muchos procesos administrativos que se realizaban en forma manual, esto impacto claramente en la calidad de atención  ya que al mejorar estas tareas administrativas los empleados logran brindar una mejor atención que culmina sin dudas en beneficios para los pacientes.

Se detectaron los horarios picos de atención,  permitiendo reforzar los servicios que se veían desbordados en algunos horarios claves mejorando la capacidad de respuesta y la velocidad en la atención. Se logro evitar el subregistro de pacientes que no se registraban en las ventanillas de admisión y recibían atención medica.

Se logró obtener datos estadísticos y epidemiológicos que permitieron la rápida acción por parte de los tomadores de decisiones, con la realización de mapas epidemiológicos y las herramientas que permiten realizar una vigilancia epidemiológica constante, por ejemplo se logro combatir  de manera rápida y efectiva la endemia de hepatitis que afecto diferentes barrios de la Ciudad.

 La reingeniería de procesos administrativos y técnicos provoco una mayor eficiencia en todos los procesos internos del hospital por ejemplo: El laboratorio mejoro sus procesos internos provocando un aumento significativo en la cantidad de atenciones diarias.

Estos cambios no solo impactan directamente sobre los procesos o sobre quienes los llevan a cabo sino también sobre los pacientes que se ven constantemente beneficiados con las mejoras en la atención medica que reciben.

Estos son algunos de los impactos mas significativos que provoco el proyecto de optimización de procesos y la implementación del sistema integral de gestión.

 La medida mas importante utilizada para garantizar mediante el seguimiento coordinado y constante la evolución del proyecto luego de su etapa de desarrollo que fue realizada en la UTN fue la creación de un Centro de Cómputos dentro de la Secretaria de Salud, absorbiendo parte del personal que trabajo durante la primer etapa.

La Secretaria no contaba con un centro de cómputos y su creación posibilita que el control de la eficiencia y eficacia para las cuales fue diseñada la solución sean reales tomando como fuente de datos principal el feedback obtenido de los usuarios directos que son quienes ven afectado su trabajo diario con cada modificación que se defina ya sea en los procesos como en las actividades especificas del sector.

Dadas las características del emprendimiento las evaluaciones, modificaciones y seguimiento de la evolución del proyecto son permanentes y constantes. 

Las evaluaciones de las diferentes etapas son posibles dado que antes de iniciar cada una de ellas se realiza una planificación a través de Diagramas de Gant con los tiempos tareas y recursos necesarios para cumplir con los objetivos propuestos, esta planificación previa permite no solo realizar la prevención y evaluación de la factibilidad tanto económica como técnica sino que además previene posibles inconvenientes futuros  y logra transmitir claramente involucrando al personal con los objetivos de la Secretaria en cuanto a la evolución y estado de cada etapa y del proyecto en general.

Debido a lo novedoso de la experiencia el aprendizaje institucional es constante, en términos de gestión ha permitido en sus primeros resultados la obtención de información que hasta el momento era prácticamente imposible obtener o en caso de obtenerla no era del todo confiable. Esto tiene un valor invaluable ya que ha permitido que la toma de decisiones sea rapida y efectiva.

La reingeniería de procesos ha permitido en muchos casos identificar los déficit de cada sector, cuellos de botella de procesos específicos y solucionarlos de forma tal que se aumente significativamente la productividad.

La implementación de software de Código Abierto (Open Source) también significo un gran aprendizaje, normalmente se teme que la costumbre de los empleados a determinados programas o la falta de capacitación se transformen en escollos difíciles de superar y esta experiencia a demostrado que esto no es así y que el software libre es la gran alternativa para el estado.

Una de las cosas que provoco este desarrollo fue la idea de conectar los CAPS con el hospital a través de una red de datos, esto surgió luego de la implementación del proyecto original y ya esta siendo analizado como una etapa mas del proyecto, como esta iniciativa constantemente surgen otras nuevas que son evaluadas y llegado el caso llevadas a cabo.