• RESPECTO DE LAS CARACTERÍSTICAS INNOVADORAS.
• El aspecto central y más innovador de esta experiencia consiste en poner énfasis en la concepción de la GESTIÓN INTEGRAL. Todas Jas experiencias, salvo raras excepciones, han puesto énfasis en la ADMINISTRACIÓN FINANCIERA y en los SISTEMAS INFORMÁTICOS. Este proyecto, en cambio, apunta a la GESTIÓN INTEGRAL donde los aspectos financieros constituyen una condición de funcionamiento y donde el sistema informático es una herramienta o instrumento,
•La GESTIÓN INTEGRAL parte del conocimiento de cada servicio público y su relación con la necesidad pública que le da origen, la necesidad pública insatisfecha y su distribución en el territorio. Una buena administración financiera no requiere del conocimiento de las necesidades públicas ni de los servicios públicos, pone énfasis en la disciplina fiscal. En cambio, en la concepción de gestión integral la disciplina fiscal es una condición necesaria pero no suficiente, el centro esta puesto en minimizar los niveles de necesidades insatisfechas en el marco de las restricciones financieras; en otros términos minimizar la exclusión.
•En esta concepción amplia, EL PRESUPUESTO SURGE DE LA DISCUSIÓN PREVIA DEL PROGRAMA DE GOBIERNO y es la principal herramienta para avanzar en la modernización integral del Municipio, donde la discusión de sus roles pasa a convertirse en una rutina (concepción dinámica). Esta concepción es la que inspira el Art. 75 inc. 8 de la Constitución Nacional de 1.994, que en contraposición con el antiguo Art. 67 inc. 7 exige la explicitación del programa de gobierno previo al proceso de asignación de recursos.
•Es un proyecto que se ha convertido en una POLÍTICA DE ESTADO, trasciende una gestión de gobierno e incluye a toda la organización. Constituye un camino que recién comienza para llegar a una verdadera MODERNIZACIÓN DEL ESTADO MUNICIPAL,
•Tiene la característica de ser un PROYECTO CONTINUO, que no empieza y termina. Empezó y terminó la primera fase el SIAGEF (Sistema Integral de Administración y Gestión Económica y Financiera), el cual es intensivo en los aspectos financieros e informáticos, pero necesita continuar para poder cumplir con el objetivo de brindar más y mejores servicios con igual o menor cantidad de recursos y eliminar o minimizar la exclusión social.
•Hasta ahora se han desarrollado los cimientos para la transformación integral del Municipio. Continuar avanzando a la etapa dos que aborda la GESTIÓN INTEGRAL.
•Otro elemento innovador de esta experiencia es la incorporación de una METODOLOGÍA DE TRABAJO A DISTANCIA.
•Muchos de los productos incluidos en el proyecto han sido innovadores respecto de los proyectos convencionales, a modo de ejemplo se citan algunos de ellos:
-La metodología de seguimiento y evaluación de la implementación llevó a que se generara un proceso de discusión dinámica del cronograma de actividades y que se fuera ajustando a partir del conocimiento de la cultura de la organización, de modo de evitar cualquier tipo de inconvenientes al Municipio en el momento de la puesta en funcionamiento y minimizar las situaciones traumáticas naturales de cualquier cambio.
-Un sistema de información Integral basado en cuatro pilares fundamentales: los servicios públicos que provee el Municipio, la estructura organizativa, el ordenamiento territorial (que nos muestra dónde se desarrollan los servicios públicos y cómo se distribuyen las necesidades) y los insumos físicos que demandan las distintas prestaciones públicas.
-Una metodología para la formulación y discusión de los instrumentos de decisión: Primero el Programa de Gobierno y el Plan de Inversiones y luego, el Presupuesto.
-Participación política activa en el diseño del Programa de Gobierno y él Presupuesto.
-Posibilidad de incorporar como rutina la discusión del rol del Municipio a partir de la incorporación de una instancia política fundamental: la Unidad de Gestión (Conjunción Servicio Público, Responsable de la prestación y la ubicación espacial de la necesidad pública). Este concepto se constituye en la unidad de programación, discusión política, registración, seguimiento, evaluación y control final.
-Sistema de información para la toma de decisiones para todos los niveles de la organización (no sólo el gerencial) y el seguimiento de la acción de gobierno.
-Sistema de Auditoría y de seguridad de los sistemas de información.
-Un PROGRAMA DE CAPACITACIÓN ESPECIAL EN SEIS NIVELES O INSTANCIAS, cada uno de los cuales con metodologías, objetivos y destinatarios particulares.
•Paralelamente, a los productos requeridos expresamente en los términos de referencia, se SENTARON LAS BASES de un conjunto de productos fundamentales para la Modernización del Estado Municipal.
- Un Sistema de Información Integral (Sistema de Información Primario o de Base, Sistemas de Información Secundarios y Sistemas de Información Terciarios o Gerenciales).
- Una metodología para elaborar el Programa de Gobierno que desembocará en el Presupuesto.
-El diseño de tres unidades organizativas estratégicas nuevas: Unidad de Gestión Integral, la Unidad Estadística Municipal y la Unidad de Control de la Gestión, en todos los casos estarían abocadas a priorizar la Gestión Integral por sobre la Administración Financiera y sin requerimientos de nuevo personal.
-Sistema de Información Territorial que permita articular espacialmente todas los Sistemas de Información Sectoriales y que cumpla fundones de contenedor y ordenador de los mismos a partir del Catastro Municipal compatibilizado con el Catastro Provincial.
-Nuevo concepto de Contabilidad: no solo registrar el gasto financiero, sino registrar los insumos físicos, los productos, los costos, las necesidades públicas.
-Generación de rutinas de seguimiento de la gestión de cada prestación pública.
-Incorporación como unidad de programación al territorio, que es donde se manifiestan las necesidades públicas.
-Sistema de evaluación integral de la gestión, más allá de los tradicionales controles legales y financieros.
-Metodología para el debate legislativo del Plan de Gobierno y el Presupuesto.
RESPECTO DE LA REPLICABILIDAD
•En principio, la replicabilidad es posible si se incorporan factores culturales, económicos, sociales, demográficos que inciden directamente en la construcción del modelo definitivo del caso a donde se quiere replicar.
•Si se incorporan estos aspectos el proyecto presenta un alto grado de replicabilidad, en la medida que se entienda la concepción primaria de que el proyecto transciende a la Administración Financiera, requiere de un alto compromiso político, que debe ser compartido por toda la organización y trasciende a más de una gestión de gobierno. Pero es importante ser conciente de que el énfasis esta en la participación política y en el trabajo continuo para cambiar los hábitos o conductas de la organización.
•Otra ventaja en este aspecto es que constituye un proyecto MODULAR, que permite una implementación gradual y es adaptable a casos de distintos tamaños y complejidades.
•La metodología de trabajo a distancia planteada para el proyecto es factible de ser utilizada en otros casos. La Ciudad de Us-huaia debe ser quizás una de las ciudades que más problemas presenta.
RESPECTO DE LA POSIBILIDAD DE TRANSFERENCIA DE LA METODOLOGÍA
•La transferencia puede lograrse siempre que el equipo coordinador este consustanciado con la concepción del proyecto; es diferente transmitir la metodología de un proyecto informático con énfasis en lo financiero a transferir la metodología de un modelo de Modernización del Estado donde debe confluir toda la organización.
RESPECTO DE LA EFICIENCIA EN EL USO DE LOS RECURSOS
•El OBJETIVO PRIMARIO del proyecto es melorar la eficiencia en el uso de los recursos de manera de maximizar las prestaciones públicas dada una cantidad de recursos, o lo que es lo mismo minimizar las necesidades insatisfechas con la menor cantidad de recursos.
•Para poder hablar de EFICIENCIA en el uso de los recursos es condición necesaria avanzar a conocer:
-El servicio público, las distintas actividades que conforman el proceso productivo, su función de producción, los productos finales y los productos Intermedios.
-Las necesidades, sus causas y las necesidades insatisfechas con una visión espacial o territorial
•El gran DESAFIO ES PODER REASIGNAR, de manera de poder maximizar las prestaciones o minimizar las necesidades insatisfechas dadas una cantidad de recursos o inclusive con menos recursos. Por ello es fundamental identificar los bolsones de ineficiencias existente el la organización.
•El proyecto avanza hacia instrumentos de gestión y decisión que permitan identificar bolsones de ineficiencias y de este modo posibilitar reasignar sus recursos. Se estima que el Municipio de Ushuaia estaría en condiciones de reasignar gradualmente entre el 25% y el 30% de los recursos asignados en la actualidad.
•Por ejemplo, para mejorar la asignación de los recursos es necesario danzar a identificar los costos unitarios de cada una de las prestaciones, las relaciones de productividad (Insumo /producto), el conocimiento de las necesidades que justifican cada una de las prestaciones, etc.
RESPECTO A LOS BENEFICIOS ESPERADOS EN TÉRMINO DE MEJORA DE LA CAPACIDAD DE GESTIÓN.
•En última instancia todos los proyectos debieran tener como objetivo final mejorar la capacidad de gestión integral, que se traduce en minimizar las necesidades insatisfechas con igual o menores recursos y mejorar la calidad de vida de los vecinos. Para ello es necesario mejorar la gestión Interna, que es la que hace al funcionamiento del Municipio.
•El presente proyecto tiene la característica que apunta no sólo a mejorar la gestión interna sino también a mejorar la gestión integral del Municipio.
•Beneficios esperados en término de mejorar de la Capacidad de Gestión Integral.
-Participación de toda la organización en la formulación del programa de gobierno.
-Concientización en la organización de la necesidad de asignar a partir de las necesidades de la población.
-Incorporar como rutina la formulación, el seguimiento y la evaluación integral de la gestión. La gestión como concepto dinámico.
-Definición dé una política y administración tributaria acordes a los objetivos planteados en el Programa General de Gobierno para la gestión.
-Identificación de los servicios públicos que presta el Municipio, cuantificación de los productos de cada servicio público.
-Identificación de una única apertura territorial, condición necesaria para avanzar a asignar los recursos espacialmente en función de las necesidades y de este modo abriendo la posibilidad de la discusión en los distintos estamentos y avanzar a instrumentos como el Presupuesto Participativo (Participación abierta al ciudadano).
-Mejora en la toma de decisiones de los niveles superiores a partir de incorporar como rutina el uso de la información adecuada en tiempo y forma.
-Ordenamiento de los recursos asignados, históricamente la clasificación por finalidad y función dentro del Presupuesto se encontraba totalmente desvirtuad. (CUADRO COMPARATIVO 2000 -2001). En otros términos el presupuesto deberá permitir saber QUE VA A HACER el gobierno municipal, dónde lo va hacer y el responsable.
•Beneficios esperados en término de mejoras en la Gestión Interna que se traducen indirectamente en una mejora de la gestión integral.
-Incremento del nivel de capacitación básica de más de 200 personas en todo el Municipio pertenecientes a todos los niveles (políticos, gerenciales y operativos).
-Formación especializada del personal del área informática que pasó de manejar tecnologías de fines de la década del 80 a administrar autónomamente el nuevo sistema a principios del'2003.
-Información confiable y oportuna.
-Aumento de la transparencia a partir de explicar lo qué hace, a qué costo se hace, dónde se hace y la necesidad insatisfecha.
-Reducción de los tiempos ociosos en cada uno de los procesos. .
-Vinculación de todas las áreas estratégicas de la organización, con información oportuna y en línea.
-Integración de todos los subsistemas y aumento de la seguridad.
-Posibilidad de control de cada uno de ios responsables durante y concluido los distintos procesos.
•Esto se traduce en un CAMBIO SUSTANTIVO EN LA CALIDAD DE LA GESTIÓN.
RESPECTO DE LA SUSTENTABILIDAD DEL PROYECTO EN EL TIEMPO.
•En primer lugar es Imprescindible aclarar que la sustentabilidad del proyecto en el tiempo fue la justificación básica de las sucesivas reprogramaciones del cronograma planteado en los términos de referencia. El cumplimiento de los Términos de Referencia tal cual estaban no garantizaban sustentabilidad y constituían un marco conceptualmente acotado respecto de cómo se replanteó el SIAGEF que constituía la condición para avanzar el proyecto de gestión integral (SIGEI).
•La sustanbilldad del proyecto DEPENDÍA Y DEPENDE A FUTURO de que se profundice en diversos aspectos:
-Profundización del "cambio" como rutina y que se reemplace a la rutina del no cambio ("siempre se hizo así").
-Profundización de los programas de capacitación PERMANENTES (formal y no formal). Con módulos de capacitación dirigida y específica a sectores estratégicos y en materia específica.
-Profundización de la formación de un grupo de líderes que bajen y promuevan él cambio como rutina.
-Profundización de la formación del personal informático especializado de manera de garantizar la autonomía alcanzada en el futuro respecto del manejo de la nueva tecnología.
-Profundización en la formación del personal informático capacitado en el rol de usuario de manera de comprender los requerimientos de estos y los objetivos de la organización.
-Afectación de un "gerente de proyecto" que trabaje ¡n situ en la transición fundamentalmente para trasmitir haciendo, descubrir líderes y minimizar los traumas naturales de cualquier cambio.
-Dar curso a los cambios pendientes y necesarios para acompañar las transformaciones, profundizando:
Los ajustes en la organización.
El rediseño de algunos procesos.
El rediseño de normativas.
La actualización del sistema de información territorial.
•Es importante destacar que cuando se retiró el equipo EXTERNO el MUNICIPIO QUEDO FUNCIONANDO EN FORMA AUTÓNOMA,
sin asistencia externa. La primera fase SIAGEF, que es la que se exigió en los términos de referencia, quedó funcionando adecuadamente, pero el objetivo del Municipio es alcanzar y profundizar las transformaciones en el marco del Sistema de Gestión
Integral (SIGEI) para lo cual el proyecto requería encarar una serie de actividades que se dejaron para una segunda etapa, postergadas por problemas de financiamiento y de la gravísima crisis que enfrentó el país durante los años 2.001, 2.002 y de la cual se está saliendo en el año 2.003.
RESPECTO DEL USO DE MECANISMOS DE FINANCIAMIENTO ALTERNATIVOS
•El financiamiento externo (Préstamo BIRF N° 3860-AR) obtenido para llevar adelante esta experiencia, se circunscribía a la instalación de un sistema informático de administración financiera, con niveles de capacitación mínimos.
•El avance y el compromiso del Municipio con un proyecto mayor, al igual que el hecho de garantizar sustentabilidad, hicieron que se planteara la necesidad de reformular todo el cronograma de actividades y que se agregaran actividades no previstas en los términos de referencia originales. Todas estas nuevas actividades se financiaron con recursos propios del Municipio.
•A modo de ejemplo se citan algunas de ellas:
-Incremento de aproximadamente 500 horas respecto de las previstas para la capacitación.
-Desdoblamiento de la puesta real en funcionamiento de modo de garantizar que no se afectara el normal funcionamiento del Municipio y evitar situaciones traumáticas. Primero dejar el sistema en estado de operatividad y luego pasar a la puesta real en funcionamiento.
-La asistencia integral in - situ durante todo el proceso de implementación, cuando la actividad de seguimiento planteaba originalmente tres semanas in situ en aproximadamente seis meses, se convirtió en una asistencia plena in- situ casi de 9 meses de dos expertos (Gerente Integral del Proyecto y un Especialista del Sistema Informático) con ayuda a distancia del grupo de base.
RESPECTO DEL NIVEL DE PARTICIPACIÓN CIUDADANA
•La concepción del proyecto global Sistema de Gestión Integral (SIGEI) transciende a un mero proyecto informático; los pasos dados para avanzar en la etapa 2 SIGEI están dirigidos a generar innumerables rutinas para promover la participación y hacer factibles la instrumentación del presupuesto participativo previsto en la Carga Orgánica.
