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ACCESO A LA INFORMACION PUBLICA Y MODERNIZACION DEL ESTADO

Esta Experiencia depende de Rawson, provincia de San Juan

Calle: Av. Boulevard Sarmiento 474
Localidad: Villa Krause
Código Postal: 5425
Teléfono: 0264-4280677/8
Fax: 0264-4283388
E-mail: intendencia@municipioderawson.gov.ar
Sitio Web: www.municipioderawson.gov.ar
Cantidad de Habitantes: 107740
Caracterización del Municipio en que tuvo lugar la Experiencia

El Departamento de Rawson tiene una extensión de 300 Km2., abarcando áreas urbanas y rurales, la villa cabecera es Villa Krause y se encuentra a 6 Km. de la capital de la Provincia.

Rawson cuenta con una población de 107.740 hab., es el segundo Departamento en cantidad de habitantes en la Provincia; el 92% de la población es urbana, el 55% no posee cobertura social. El índice de N.B.I. promedio es del 15%, lo que representa unas 17.780 personas que corresponden a 3.560 hogares sobre los 25.500 existentes. Un dato importante a tener en cuenta es que Rawson tiene un gran expectativa de crecimiento en cuanto a la población, dado que el 94,19% de la misma tiene menos de 60 años.

Con respecto al Municipio podemos decir que se trata de una Municipalidad de 1ª Categoría, cuyo presupuesto municipal es de Pesos Veintitrés millones cuatrocientos setenta y ocho mil trescientos sesenta y cinco ($23.478.365),

tiene una planta permanente de doscientos treinta agentes ( 230), personal contratado trescientos treinta y tres (333), aproximadamente doscientos catorce (214) jefes de hogar, y cincuenta (50) pasantías.

Escolaridad: Población escolar de 3 a 24 años = 46.185, el 43%

                     Asiste = 30.945, el 29%     No asiste = 15.220, el 14%

Cantidad de Hogares: 25.549

Casas: 21.026 (82%)                        Departamentos: 2.718 (11%)

Ranchos: 1.401 (5,5%)                     Casillas / Piezas: 393 (1,5%)

Indicadores Socioeconómicos: Total PBI AÑO 1999 : 283988.80

Composición del PBI a valores corrientes (1999):

Resumen por sector:

Total Sector Agropecuario: 12934.10

Total Sector Ind. Manufacturera: 80610.40

Total Sector Elec., gas, agua: 12642.40

Total Sector Construcciones: 6346.30

Total Sector comercio, restaurant, hotel: 25889.70

Total Sector Transporte, Almacenamiento y comunicaciones: 12918.60

Total Sector Servicios financieros, seguros: 76060.20

Total Sector servicios sociales: 56587.10



Objetivos Propuestos y metas del Proyecto

Objetivo Principal:

Tener una estructura de gobierno municipal eficiente, desarrollando modelos de gestión basados en criterios de eficacia, calidad y productividad, para poder brindar a los habitantes del departamento medios de comunicación con el municipio, mejores servicios, y una asistencia social eficaz a través de una mejor distribución de los recursos.

 

Objetivos Secundarios:

Objetivo N° 1:

Racionalizar la estructura de la Administración Pública Municipal y conformar un nuevo modelo de gestión administrativa.

El propósito fue delinear un diagrama de la estructura orgánica municipal que tenga como meta asegurar y promover rapidez, eficiencia, eficacia y ductilidad; abandonando viejos patrones rutinarios y bajos en calidad, sustentados hasta el presente. Tiende a elevar la productividad de los servicios que presta a la comuna.

          

Objetivo N° 2:

Lograr el cumplimiento del marco normativo vigente en materia tributaria municipal, teniendo como metas aumentar los niveles de recaudación y disminuir la morosidad.

El presente objetivo tuvo como misión elevar los recursos originarios del ente municipal sin producir aumentos en las tasas, brindando formas de pago alternativas para que los deudores morosos puedan ponerse al día con las tasas municipales, descentralizando físicamente la cobranza por medio de la tecnología, y realizando convenios con entidades como Red Link para poner a disposición del contribuyente las boletas de pago.

          

Objetivo N° 3:

Elaborar programas de capacitación de los recursos humanos en forma intensiva, integral y permanente, con el fin de elevar su capacidad productiva.

La intención fue mejorar el tiempo de respuesta para con el contribuyente, mejorando para tal fin el rendimiento del recurso humano, explotando todas sus capacidades y despertando sus potencialidades a partir de una formación continua e integral  acorde a su campo laboral.

          

Objetivo N° 4:

Mejorar la calidad y oportunidad de la información para permitir a la gestión el monitoreo permanente de las acciones del municipio y la distribución óptima de sus recursos.

La meta fue generar un circuito de información permitiendo un efectivo ordenamiento y sistematización, para lograr la operatividad necesaria en la ejecución de programas y proyectos seleccionados por la administración municipal.

          

Objetivo N° 5:

Diseñar un sistema informático integral compuesto por módulos que funcionen en una red de área local (LAN).

La reestructuración administrativa propuesta tiene como base de desarrollo e implementación el sistema de computación planteado. Este sistema le provee a la gestión de la  información necesaria para la toma de decisiones y a quien tenga a cargo tareas operativas, de instrumentos adecuados para la agilización de sus tareas. Cada uno de los módulos del sistema son los distintos subsistemas que se desarrollaron para cada unidad organizacional, cuyas funciones son las de proveer a la gestión administrativa de ejecutividad, planificación, coordinación y control.

          

Objetivo N° 6:

Conexión con otras áreas dependientes de la administración pública provincial y nacional, necesarias para el intercambio de información.

Es necesaria la actualización constante de los datos de origen externo que utiliza el municipio para su accionar. Esta actualización debe ser ágil y eficiente, por lo que se propone su implementación mediante sistemas informáticos. De esta manera se brinda a los interesados la información deseada en forma rápida.

          

Objetivo N° 7:

Reestructurar y readecuar los espacios físicos municipales aprovechables, logrando condiciones de hábitat de trabajo que no perjudiquen la salud de los trabajadores y propiciando un mayor bienestar al contribuyente.

El fin de este objetivo fue contemplar los sectores que sirven de nexo Municipio - Comunidad, con el propósito de generar la mayor comodidad a los contribuyentes en términos de calidad, como así también en relación con los recursos humanos que cumplen sus tareas en el municipio, brindándoles condiciones físicas y mobiliarias que les permitan desarrollar sus tareas con mayor eficiencia.



Marco normativo de la Experiencia

La experiencia se sustenta en las atribuciones conferidas en la Carta Orgánica municipal al Departamento Ejecutivo. No fue necesario dictado de normas específicas para el normal desarrollo de este proyecto.



Características generales de la iniciativa

El Sistema Informático que se implementó se aplica a las áreas que se detallan a continuación, como subsistemas de un Sistema Integrado de Administración Municipal (SIAM). Conjuntamente con la implementación del Sistema, se generó las normas de procedimiento necesarias para determinar funciones, responsabilidades y modalidades de operación de cada tarea a ser efectuada en las diferentes unidades organizacionales de la Municipalidad. Este ordenamiento administrativo, acompañado de una herramienta informática adecuada como la que se instaló y bajo condiciones apropiadas de hardware, permitó a la Municipalidad el desarrollo óptimo de sus actividades y la toma de decisiones por parte de los niveles decisores con información confiable, precisa e inmediata. Teniendo un análisis de situación minucioso de la problemática social, se buscó cubrir los problemas a mas gente necesitada con tal ves el mismo dinero o con un aporte mínimo, obteniendo así una mejor distribución de recursos. También se obtuvo un acercamiento con los contribuyentes del departamento, además de mejorar los servicios en relación a las necesidades detectadas.

Subsistema de ACCIÓN SOCIAL: Este módulo tiene como misión principal la de efectuar un permanente control de las actividades de la unidad organizacional, permitiendo obtener la transparencia que debe caracterizar a su accionar. El control mencionado se refiere a mecanismos adecuados para el ágil y seguro desarrollo de las actividades. Entre estos mecanismos se encuentra el de control de stock, registración de datos de las personas asistidas para permitir el monitoreo permanente de los servicios y ayudas otorgados y los destinatarios de los mismos.

Subsistema de COMPRAS: Tareas Básicas:  a.- Administración de Proveedores: b.- Administración de Artículos: incorporación, modificación, baja,  consultas y listados de los artículos necesarios para la municipalidad. c.- Formas de Contratación: d.- Pedidos de suministros: emisión y anulación de pedidos de compra a proveedores, con las restricciones impuestas por la cotización activada. e.- Estadísticas e informes: necesarios para la evaluación de las operaciones de compra a proveedores.

Subsistema de ADMINISTRACIÓN CONTABLE – FINANCIERA: PRESUPUESTO: a.- Ingreso de Partidas Presupuestarias de Ingreso y Egreso. b.- Ingreso de Partidas de Pasivos y Créditos. c.- Modificaciones Presupuestarias. d.- Posibilidad de procesar dos Ejercicios en forma simultánea e independiente.

Subsistema de ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIA (Generación de Recursos): CONTRIBUYENTES:  a.- Actualización de una base de datos unificada para la administración de contribuyentes sobre Inmuebles y la Actividad Comercial e Industrial. b.- Posibilidad de agrupar distintas Nomenclaturas catastrales y cuentas comerciales bajo un Código Único (CU) para una misma razón social o persona física sin perder la independencia de la información para cada uno de ellos, pero si facilitando el cálculo total de la deuda para una determinada empresa o persona. c.- Asignación automática de conceptos de cobro de acuerdo a la sección o actividad comercial que desarrolle.

Subsistema de MESA DE ENTRADAS: Tareas Básicas: a.- Administración de Expedientes: incorporación y control de datos y registración de pases entre las unidades organizacionales y áreas externas. b.- Actualización de Estados: actualización del estado de los expedientes indicando ubicación física, situación, fecha y hora de la  erivación. c.- Estadísticas e informes de Expedientes: listados y consultas sobre el curso de los expedientes ingresados en función de parámetros tales como fechas, estados, ubicaciones, unidad iniciadora y permanencia en oficinas.

Subsistema de RECURSOS HUMANOS (Administración de Personal y Control Horario): Este subsistema permite registrar la información de los agentes municipales y el control de horarios.

Subsistema de TESORERÍA: El presente sistema es de fundamental importancia, ya que es quien cierra los circuitos Contable y de Rentas. Esto es debido a que este sistema permite efectuar las siguientes operaciones:

Subsistema de DESPACHO: Este subsistema permite la generación y administración de Normas Legales. Algunas de ellas pueden automatizarse.

Subsistema de ARCHIVO: El objetivo principal de este subsistema es el de permitir una ágil ubicación de expedientes y documentación que pasa a formar parte del archivo permanente del municipio. Un sistema de esta naturaleza proveerá del orden necesario para la búsqueda inmediata de la información solicitada.

Subsistema de DEPÓSITO: El objetivo esperado de este subsistema es el de permitir efectuar un minucioso control de las entradas y salidas de materiales, herramientas y demás elementos que necesiten su almacenamiento en este área. 

Subsistema de OBRAS Y SERVICIOS PÚBLICOS: Este subsistema responde a las necesidades de efectuar un seguimiento a los proyectos pertenecientes a esta área, con la debida registración de los movimientos que van produciéndose. Esto significa que, una vez almacenado el proyecto, se procede a ingresar información referida al avance de obra y consumo de materiales.

Subsistema ENCUESTAS SOCIALES: El objetivo principal de este subsistema es el de obtener información precisa sobre distintas situaciones sociales, y que sirva para el análisis y poder atender mejor todas las situaciones que quedan reflejadas.

Subsistema INVENTARIO: A través de un metodología simple de carga de datos se pueden obtener luego distintos informes que son sumamente útiles para la toma de decisiones o para el análisis y determinación de factores. Permite  la evaluación de todos los bienes inventariables de la Municipalidad.

Funciones y Servicios Generales: Involucra todos aquellos módulos, funciones y servicios generales que se incluyen en todas las aplicaciones, con objetivos específicos, más allá del funcionamiento Administrativo de los mismos.

Capacitación: Capacitaciones en los subsistemas para cada área con tutoría y seguimiento durante la puesta en marcha de cada subsistema, en nociones básicas de hardware, en uso básico de PC y sistema operativo de Red, Cursos básicos de Word y Excel

Portal WEB: Nuestro portal web se desarrolló teniendo como objetivo el Gobierno Electrónico. Permite la consulta de información y novedades, información sobre áreas, contacto directo con el intendente a través de envio de correos electrónicos, reclamos on line, información cultural y turística, consulta de estados de expedientes, consulta de deudas de rentas municipal, impresión de boletas de rentas para su pago en cualquier entidad habilitada.

Internet Gratis: Distribuimos Internet en forma gratuita para las personas interesadas del departamento sin ningún tipo de requerimiento. Las mismas se conectan a través de un dispositivo que deben adquirir en cualquier casa de venta de equipos informáticos y solicitar la habilitación en la municipalidad o a través del portal web.



Etapas de implementación y grado de avance

El Sistema Informático de Administración Municipal fue diseñado con todo un mecanismo interno de controles y restricciones a los usuarios, con el fin de minimizar posibles falencias o anomalías que puedan alterar el desarrollo correcto y de acuerdo a los parámetros administrativamente normados.

Además, cada tarea que se ejecuta dentro del Sistema, genera un registro de auditoría interno con datos del usuario responsable, terminal desde la que se efectuó la operación, fecha, hora, datos previos a la ejecución de la tarea y estado de los datos al finalizar la misma. Esto facilita la determinación de responsables en caso de detectar alguna falencia u omisión que conduzca a procedimientos erróneos.

 

 

 



Recursos humanos involucrados

A la fecha de esta presentación, el estado situación es el siguiente:

 

Organización Administrativa:

La definición de normas de procedimiento y capacitación del personal se ha implementado en su totalidad en las áreas de:

Rentas

Tesorería

Mesa de Entrada

Compras

Despacho

Contaduría

Informática

Acción Social

Call Center

Gestión de Bienes (Inventario)

Visualizador de Mapas en Formato Shape

GUM (Guardia Urbana Municipal)

Personal

Todo los descripto anteriormente certifica que somos 100 % Gobierno Electrónico.

 

Red de Área Local:

Estamos trabajando para montar un gran red de tipo MAN a fín de ampliar y mejorar la información. El objetivo es tener interconectados todas las dependencias en nuestro departamento con el beneficio que ello significa.



Financiamiento


Evaluación del impacto de la Experiencia

El impacto es altamente positivo. La ejecución del presente proyecto significó una ardua tarea con el fin de llevar a cabo las metas y objetivos planteados. Los mismos, en algunos casos, han superado las expectativas, y en otros, nos supone aún esfuerzo y dedicación para culminar con resultados satisfactorios.

Hoy podemos ver en la Municipalidad un ambiente de trabajo ordenado, políticas claras, contribuyentes satisfechos por la rápida atención y Autoridades con una base sólida de información para la toma de decisiones.

La utilización del Sistema Informático de Administración Municipal establece una ágil comunicación entre las distintas áreas y promueve la colaboración entre las mismas para poder cumplimentar las tareas. 

 

Con la Dirección Provincial de Geodesia y Catastro se ha establecido un convenio de permanente actualización de datos referidos a los padrones catastrales y al intercambio de herramientas graficas para la visualización geográfica de las parcelas y estados de deudas de contribuyentes. Esto representa para la Municipalidad y la Dependencia Provincial citada, un adelanto muy importante en materia de colaboración inter – institucional para nuestra provincia.

 

El mayor impacto estuvo dado por el proyecto de Internet Gratis para los vecinos de Rawson, El trabajo que se realizó para llevar a cabo el proyecto fue enorme, y con resultados impresionantes. Hoy en día los vecinos de Rawson pueden acceder al mundo de la información en forma gratuita, ampliando sus posibilidades y expectativas, es por esto y otras cosas que Rawson es referencia en nuestra provincia.



Mecanismos de seguimiento y evaluación implementados

El Sistema Informático de Administración Municipal fue diseñado con todo un mecanismo interno de controles y restricciones a los usuarios, con el fin de minimizar posibles falencias o anomalías que puedan alterar el desarrollo correcto y de acuerdo a los parámetros administrativamente normados.

Además, cada tarea que se ejecuta dentro del Sistema, genera un registro de auditoría interno con datos del usuario responsable, terminal desde la que se efectuó la operación, fecha, hora, datos previos a la ejecución de la tarea y estado de los datos al finalizar la misma. Esto facilita la determinación de responsables en caso de detectar alguna falencia u omisión que conduzca a procedimientos erróneos.

 

 

 



¿Qué aprendizaje institucional significó el desarrollo de la experiencia?. ¿Este aprendizaje, ha dado lugar a iniciativas específicas?

El aprendizaje obtenido a nivel institucional en términos de gestión se vincula a la necesidad de mantener estructuras dinámicas con cierto grado de horizontalidad en la toma de decisiones operativas.

Políticamente, el hecho de mantener una base de datos actualizada permanentemente, con lo cual, la elevación de los informes solicitados por el Honorable Concejo Deliberante se realiza en forma inmediata, da muestras de la transparencia a nivel de gestión y de procedimientos a los distintos actores comprometidos con la participación institucional.

La puesta en marcha del presente proyecto permitió revalorizar las aptitudes del personal municipal, ya que mediante el relevamiento de su perfil y sus objetivos tanto personales como de las condiciones de laborabilidad pretendidas, fue posible la reasignación de los agentes de acuerdo a tareas y lugares de trabajo afines a su perfil.



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