Informatización de Habilitaciones Comerciales con pre-factibilidad Web

Dirección de Habilitaciones Comerciales

Grado de formalización

En la estructura orgánica municipal esta dirección es dependiente del la Subsecretaria de Gobierno, y tiene a su cargo las áreas: Unidad Antisiniestral, Departamento Técnico, Departamento Administrativo, Subdirección de Habilitaciones.

Departamentalización (rígida o flexible):

El área de Habilitaciones Comerciales posee una estructura centralizada, que responde al modelo orgánico municipal, cada una de las áreas dependientes posee un grado de especialización particular, necesarios para el desarrollo de las actividades que le son inherentes. De igual manera la cadena de mando se encuentra bien definida, y cada área cuenta con un superior, responsable por la toma de decisiones. Las tareas que se realizan se encuentran reguladas por normas, reglamentaciones y tareas estandarizadas, ya que el rubro y la actividad así lo requieren. 
En cuanto al flujo de información, el intercambio entre sectores es de escasa integración y se da de manera secuencial, se encargan de brindar o remitir información según requerimientos.

Misión

 Llevar a cabo toda tramitación de habilitación municipal de comercios a instalarse en el partido y de todo evento modificatorio en las habilitaciones ya existentes, como ser traslados, ampliaciones físicas, cambios de rubros, transferencias, cambio de denominación de las firmas, entre otras.

Funciones

- Asesorar a los contribuyentes en cuestiones relativas a la consecución de los trámites, la presentación de la documentación, y aquellos aspectos inherentes a su actividad.

- Administrar la ejecución de los tramites de habilitación municipal y modificaciones correspondiente a los comercios a instalados en el partido.

- Recepcionar y verificar toda la documentación necesaria para la realización de los trámites de habilitación comercial.

- Instruir, administrar y ejecutar los expedientes ingresados en esta Dirección.

- Efectuar proyectos de decretos que dan marco legal al otorgamiento de las correspondientes habilitaciones (alta, modificaciones, bajas).

- Confeccionar los certificados de permisos definitivos

- Efectuar el seguimiento de los contribuyentes para la conclusión de los trámites, requiriendo la documentación necesaria para ello. Por medio del envió de citaciones o en su caso avisos telefónicos.

- Dar intervención y coordinar su actividad con otras áreas, para la consecución de los trámites, habilitaciones y tributación; brindando y/o remitiendo información para efectuar certificados urbanísticos (Dirección de Catastro), el inicio de la gestión del trámite de apertura de legajo y cuenta corriente (Dirección de Seguridad e Higiene), realizar el seguimiento e intimación  de regularización de deudas a los contribuyentes (Secretaria Legal y Técnica), entre otras.

Objetivos

Administrar los procesos de habilitaciones, manteniendo actualizados los registros y bases de datos, en cuanto a altas, bajas, modificaciones y demás eventos, a fin de regularizar la actividad comercial, dar respuestas a las demandas de la comunidad local y consolidar las fuentes recaudatorias municipales.

La Dirección Provincial de Estadística dio a conocer los datos del censo 2010. De allí se desprende que la población total de la Provincia es de 15.594.428 personas, y que el municipio de Avellaneda cuenta con 340.985 habitantes,

En Avellaneda, la población se divide en 162.114 hombres y 178.871 mujeres, y se contaron 128.224 viviendas.

El partido de Avellaneda está compuesto por siete localidades: Avellaneda Centro , Dock Sud, Gerli, Piñeyro, Sarandí, Villa Domínico y Wilde, que agrupan a unos 330 mil habitantes, en una superficie de 54 km2.

Según el censo de 2.001 realizado por el INDEC en el partido de Avellaneda hay 9.341 hogares con las necesidades básicas insatisfechas lo que representa el 9,3% del total de los hogares de dicho partido.

Avellaneda cuenta con, al menos, 80 escuelas públicas (55 Primarias, 16 de Enseñanza Media y 9 de Enseñanza Técnica), más de 30 institutos privados y sedes de tres universidades nacionales (UBA, UTN y UNDAV).

Es el segundo centro de empleo más importante del Conurbano Bonaerense. Siendo siempre una de las ciudades del conurbano con mayor desarrollo comercial.

La estructura orgánica municipal se divide en: Poder Ejecutivo compuesto de diez secretarías: Privada y Coordinación de Gabinete; Gobierno (4 Juzgados de Faltas); Seguridad; Obras y Servicios Públicos, Hacienda y Administración; Salud; Producción, Política Ambiental y Empleo; Deportes y Relaciones con la Comunidad; Política Social y Desarrollo Humano; Cultura, Educación y Promoción de las Artes; tres Consejos: Para la Promoción de Derechos Humanos, Garantías Constitucionales, la Participación Ciudadana y el Voluntariado Social; Medios Audiovisuales, Preservación Documental y Defensa de la Audiencia; e Integración y Desarrollo Familiar; de Juventud y el Instituto de Niñez, Adolescencia y Familia.

El Poder Legislativo funciona a través del Honorable Concejo Deliberante, integrado por 23 concejales y su Presidente.

El Judicial cuenta con 2 juzgados: Civil y Comercial; y Laboral; el Polo Judicial, donde funcionan fiscalías, defensorías y otras dependencias judiciales.

Objetivo Principal

Mejorar el desempeño administrativo municipal frente al ciudadano en materia de habilitaciones comerciales, trámites y procedimientos vinculados, dando respuesta efectiva a las demandas de los contribuyentes  y acortando los plazos de tramitación las mismas.

Objetivo Secundarios

-      Contar con una herramienta de gerenciamiento, control y transparencia de gestión.

-      Reducción sustancial del tiempo en la gestión de una habilitación comercial.

-      Simplificación de los procedimientos administrativos.

-      Integración de los sectores intervinientes en el proceso de habilitaciones.

-      Información actualizada del contribuyente y del trámite.

-      Mejorar los procesos de recaudatorios.

-      Modernizar el sistema de expedientes en un registro de base de datos único.

-      Capacitar y motivar al personal.

-      Valoración positiva de la comunidad.

-      Formalizar la actividad comercial local.

Metas del proyecto

Facilitar la tramitación de habilitaciones, procurando un mayor alcance en la comunidad entendiendo este proceso como un mecanismo de regularización de la actividad comercial en el partido, incidiendo en un aumento de la recaudación impositiva, agilizando los tiempos operatorios, promoviendo un aumento de la transparencia y modernización de la gestión municipal.

La capacitación de los agentes en nuevas tecnologías y la modernización del hardware hacen que el agente revalore su función, dando lugar a que lo mismos agentes aporten ideas para el mejoramiento.

Dar a conocer el uso potencial del sistema en otras administraciones, con miras a la conformación de una red que regule la actividad comercial, unificando los criterios de legalidad para la habilitación de comercios y el alcance a cualquier ciudadano con intenciones de intervenir en actividades comerciales formales.

Políticas del municipio

Las políticas de gestión municipal refieren a un buen aprovechamiento de los recursos materiales y humanos disponibles para el ejercicio de una administración publica eficiente, manifestando un marcado interés por las demandas de la comunidad local, promoviendo la actividad comercial al facilitar los procesos de legitimación de las mismas, a través de la inclusión de nuevas tecnologías, innovando y asegurando de esta manera un mayor alcance, simpleza y transparencia.

Marco normativo de la experiencia: ordenanzas, decretos y toda otra norma que sustenten jurídicamente la experiencia (ADJUNTAR COPIAS A LA PRESENTE):

·         Ley Nº 11.757 Estatuto para el Personal. de las Municipalidades de la Provincia de Buenos Aires

·         Decreto Nº  5.147/07

·         Decreto Nº 3.279/02

·         Ordenanza General Nº 161 /Nº20697/Nº14142/2000/10757/12043/12755/18734/12526

·         Decreto Municipal Nº1994/94

·         Ord 17.720, creación SAPEMs

·         Ord 18.161, creación Fiscalgis

Actividades originales y definitivas

La iniciativa refiere a un sistema informático de pre-factibilidad Web para la tramitación de habilitaciones comerciales en el partido de Avellaneda, así mismo esta modernización, permite obtener información actualizada y exacta, de utilidad para la administración municipal con respecto a: formalización de la actividad comercial, mejoras en los procesos recaudatorios, simplificación de procedimientos, integración de sectores administrativos, elaboración de informes y estadísticas, perfeccionamiento y motivación del personal, entre otras. 

Población beneficiaria original y definitiva

Población en general perteneciente o no al partido con vocación de invertir en el partido mediante la apertura de una actividad comercial.

Cantidad de beneficiarios

Estimar la cantidad total de beneficiaros del sistema es muy difícil, ya que existen una gran cantidad de beneficiarios directos, estos son, los comerciantes interesados en abrir un negocio en Avellaneda cumpliendo con los requisitos de legalidad y también los funcionarios que intervienen en el proceso de habilitación, al haberse simplificado su labor diaria, esto mismo afecta indirectamente el trabajo de otros agentes municipales, ya que se evita la circulación física de expedientes y se aceleran los trámites.

Se producen así mismo mejoras en la recaudación, lo que afecta a innumerables beneficiarios según las decisiones de gestión y los fines recaudatorios.

Los ciudadanos también se verán beneficiados indirectamente, en su rol de consumidores, usuarios y público en general, debido a la formalización, legalidad y legitimidad de la actividad de los comercios a los que habitualmente acuden.

Tipo de articulación

El sistema permite mejorar la articulación entre el contribuyente y la Municipalidad en varios aspectos y utilizando diferentes tecnologías.

Por un lado Internet y el SITM, que permiten que los contribuyentes inicien el trámite desde su casa y en segundos obtengan una respuesta que antes demoraba meses. Luego de iniciado el trámite puede seguirlo por esta misma vía sin necesidad de concurrir a la Municipalidad.

El nuevo sistema de expedientes articulando con el sistema de habilitaciones permite hacer trámites en paralelo en lugar de en serie, impactando esto en una reducción de tiempos y de pasos, de manera que afecta favorablemente al interior de las áreas administrativas municipales.

Nivel de participación ciudadana

A través de la página Web del municipio, se puede acceder al sistema de pre-factibilidad, obtener turnos, ver el estado del trámite y realizar quejas y/o sugerencias.

Características

Para el desarrollo del proyecto se contó con la participación de funcionarios y agentes municipales, que brindaron información acerca de los procedimientos, requerimiento, legalidades y otras circunstancias particulares inherentes a la tramitación de habilitaciones comerciales; y también de FiscalGis, que es una empresa mixta con control desde el sector público y aporte de tecnología del sector privado.

Cantidad de personal

Fue necesaria la participación de agentes municipales y colaboradores de FiscalGis, entre ellos:

- Subsecretario 2 (dos)

- Director 1 (uno)

- Subdirector 1 (uno)

- Administrativos 15 (quince)

- Presidente FISCALGIS SAPEM 1 (uno)

- Vicepresidente FISCALGIS SAPEM 1 (uno)

- Gerente de proyecto 1 (uno)

- Analista funcional 1 (uno)

- Desarrollador Sr 2 (dos)

- Administrador de base de datos 1 (uno)

Máximo nivel educativo promedio de los integrantes del equipo

Dado que el proyecto es un sistema informático que requiere la aplicación de tecnologías, se requirió de un equipo avanzado de técnicos en sistemas y programación.

La mayor parte del equipo esta integrado por agentes municipales y de Fiscalgis, quienes poseen nivel universitario.

El impacto de la experiencia podrá observarse desde varios aspectos:

- Se incrementará la valoración positiva de la comunidad en cuanto a transparencia de gestión, capacidad de respuesta y modernización del sistema administrativo.  

- Se verán resueltos problemas de legalidad y formalidad en la actividad comercial, afianzando las fuentes recaudatorias y evitando inequidades tributarias en el partido.

- Al ser eliminada la carga burocrática de la tramitación de habilitaciones comerciales, se alentará  la inversión en el partido, consecuentemente se producirá un aumento y mejora los puestos de trabajo del mercado comercial.

- Al interior de la administración municipal, las mejoras se verán reflejadas en la comunicación, la articulación entre las áreas, aprovechamiento de los de los recursos humanos y rendimiento de los soportes informáticos disponibles.  

La cantidad de entradas a cada uno de los sistemas Web, es uno de los principales indicadores sobre la consulta y llegada al ciudadano.

La cantidad de trámites ejecutados, es indicador de gestión y permitirá la evaluación del sistema en sí (realización en tiempo y forma).

La creación de una empresa mixta, donde se conjuga lo mejor del sector privado con lo mejor del sector público, permitiendo un importante control desde el sector publico con el aporte de conocimiento y tecnología del sector privado y las transferencias de estas al primero.

Es importante destacar, también la incorporación a la SAPEM de personal altamente calificado en la creación e implementación de herramientas modernas.

Al ser la SAPEM, parte del Municipio las implementaciones son mucho más rápidas y efectivas, ya que tanto funcionarios como agentes municipales interactúan con empleados o gerentes de la SAPEM en un marco de entendimiento mayor que el que habitualmente se da con las empresas privadas.

La SAPEM adquirió el licenciamiento del software con carácter ilimitado para ser instalado en la Municipalidad de Avellaneda, por lo tanto al ser una SAPEM la proveedora de la tecnología sobre la que se basa el sistema instalado, el mantenimiento y la actualización del mismo están garantizados.

Por otra parte está prevista la expansión del mismo a otros sectores vinculados con Habilitaciones, además el sistema no requiere de nuevas inversiones.

Otro aspecto relevante es el hecho de facilitar el trámite a quien quiera invertir en el Partido. Es sabido que la pesada carga burocrática desalienta la inversión y genera inequidades tributarias, la implementación de este sistema apunta a disminuir a un mínimo esta carga. La mayor facilidad que este sistema genera para quien quiera invertir en el Municipio redunda en un aumento de los puestos de trabajo. Los resultados obtenidos serán la reducción sustancial del tiempo en la gestión de una habilitación comercial, el aumento de la transparencia indirectamente un aumento en la recaudación.